Event Organizer ( EO )

Posted by Admin 4 komentar
Event organizer adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialih bahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya disebut EO.
Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah
membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.

Jenis-jenis EO:

Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:

* One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
* MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
* Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
* Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
* Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
* Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.

From Wikipedia

Struktur Organisasi Sebuah Event Organizer

Event Organizer (EO) merupakan organisasi yang didalamnya terdapat sekumpulan orang yang memiliki fungsi menyelenggarakan dan melaksanakan sebuah acara dengan fungsi dan peran masing – masing dari perencanaan hingga acara berakhir.

Di dalam meraih kelancaran dan kesuksesan sebuah acara yang ditangani, EO harus memiliki orang – orang yang mampu menjalankan fungsi dalam bagian – bagian kerja sebuah organisasi tersebut.

Ketika berbicara EO sebagai sebuah perusahaan, maka susunan organisasi perusahaan tidaklah berbeda dengan institusi bisnis lainnya seperti terdiri dari Direktur, Manager – Manager yang membawahi masing – masing divisi seperti, marketing, administrasi, keuangan, operasional, produksi dan lain sebagainya. Namun ketika berbicara EO dalam sebuah project penyelenngara event, maka struktur organisasi akan menyesuaikan dengan kebutuhan project tersebut.

Antara satu event dengan event lainnya akan memiliki struktur organisasi yang berbeda. event Exhibition yang diselenggarakan di sebuah Mall atau Hotel berbintang akan memiliki tim yang berbeda dengan event Exhibition yang digelar di Lapangan. Demikian pula dengan sebuah Konser Musik. Perbedaan ini diadasari pada beberapa hal berikut :

1. Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja
2. Efektifitas dan Efisiensi kerja
3. Besar kecilnya event

Sebagai usaha yang berorientasi pada keuntungan, EO akan menghitung jumlah personil dalam tim secara cermat dan teliti. Tidak ada jaminan kesuksesan sebuah event yang terdiri dari banyak orang.

Beberapa contoh fungsi yang biasanya ada dalam sebuah project event diantaranya:

Project Officer / Event Manager

Adalah pemimpin proyek. Bertanggungjawab terhadap kelancaran dan kesuksesan event. Mulai dari perencanaan hingga event selesai. Fungsi ini biasanya lebih mengurusi masalah – masalah administratif dan persiapan – persiapan kelengkapan, tentunya harus diambil orang yang memang sudah berpengalaman atau memang sudah diandalkan menangani berbagai event. Dalam kerjanya Project Officer ini bisa memiliki beberapa anak buah yang akan membantu menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan sebagainya yang biasa disebut Field Officer.

Field Officer

Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan dan sebagainya. Dengan kata lain fungsi ini adalah yang menjalankan fungsi operasional.

Tallent Officer

Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talents/artis/pengisi acara, mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MOU sampai pada kebutuhan artis saat pentas, transportasi, konsumsi, akomodasi dan lain – lainnya

Show Director

Show Director adalah yang bertanggungjawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya Show Director akan memiliki tim yang terdiri dari Art Director, Stage Manager, Sound Engineer, Lightingman, Security & Runner

Art Director

Bertanggungjawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi, dan efek – efek lainnya yang berhubungan dengan estetika.

Stage Manager

Bertanggungjawab terhadap kelancaran acara. Stage Manager akan mengatur kemunculan talents sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil.

Sound Engineer/Soundman

Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas sound system.

Lightingman

Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting.

Security

Adalah personil dari kepolisian atau mereka yang ditugaskan. Bertanggungjawab terhadap seluruh keamanan acara dari mulai lokasi, jalannya acara, dan pihak lain – lain yang terkait.

Runner

Adalah tim yang terdiri dari beberapa orang, yang bertugas serabutan, menjadi penghubung antara Show Director dengan pihak – pihak lainnya.

Client Service

Bertanggungjawab sebagai penghubung antara klien sebagai sponsor/penyandang dana kepada Show Director dan Project officer. Client Service ini akan menemani klien dari sejak klien tersebut hadir di arena event hingga pulang dengan kepuasan.

Contoh – contoh diatas adalah beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah event. Tetapi, bisa terjadi dalam sebuah event ada fungsi – fungsi diatas yang justru dihilangkan karena pekerjaan dapat di-handle oleh fungsi lainnya. Dan juga tentunya masih ada beberapa fungsi lain yang mungkin dibutuhkan dalam sebuah penyelenggaraan event, diantaranya seperti :

Officer Lomba yang bertugas menangani jalannya perlombaan

* Liaison Officer yang bertugas mendampingi tamu/artis
* Crew Multimedia yang bertugas melakukan kontrol kualitas sajian media
* Tim Dokumentasi, PR, Usher, dll

Sangat menarik sekali struktur organisasi sebuah penyelenggaraan event, saya pun sedang mendalaminya :D
TERIMA KASIH ATAS KUNJUNGAN SAUDARA
Judul: Event Organizer ( EO )
Ditulis oleh Admin
Rating Blog 5 dari 5
Semoga artikel ini bermanfaat bagi saudara. Jika ingin mengutip, baik itu sebagian atau keseluruhan dari isi artikel ini harap menyertakan link dofollow ke http://yog-a.blogspot.com/2010/07/event-organizer-eo.html. Terima kasih sudah singgah membaca artikel ini.